用法：呢份係「慣常要求」清單——證監會發出嘅正式文件要求會按你嘅業務調整。將 12 類逐項對返你公司嘅實際文件位置，收到通知前做好索引；巡查官最常抽樣嘅係第 5（交易紀錄）、6（AML/CFT）同 9（投訴）。
12 類文件
01牌照同公司文件
- 商業登記、公司註冊證書、組織章程細則
- SFC 牌照副本（公司 + 全部持牌人士）
- 股東/董事名冊、最終受益擁有人資料
02負責人員（RO）同組織架構
- RO 名單 + 受規管活動分工圖
- 管理層架構圖、職責描述、授權紀錄
- RO 履職紀錄（管理會議記要、審批紀錄）
03財政資源（FRR）
- 每月財政資源規則申報（FRR returns）
- 速動資金計算底稿、銀行對帳單
- 核數師報告、經審計財務報表
04客戶開戶同協議
- 客戶協議書（簽署版）
- KYC 文件：身份證明、地址證明、適當性評估
- 風險披露聲明、專業投資者證明
05交易同委託紀錄
- 買賣盤紀錄、成交單據、電話錄音
- 分配交易紀錄（allocation）、員工私人交易申報
- 最佳執行條件政策同監察紀錄
06AML/CFT（打擊洗錢）
- AML/CFT 政策同程序手冊（最新版）
- 客戶盡職審查（CDD）、持續監察、可疑交易報告（STR）紀錄
- MLRO 委任、年度 AML 檢討報告、員工 AML 培訓紀錄
07客戶資產保障
- 客戶款項分隔安排、信託帳戶紀錄
- 客戶證券存放同對帳紀錄
08內部監控同合規
- 合規手冊、內部監控評估報告
- 利益衝突政策同申報紀錄、外判安排監察
- 違規事件通報紀錄（向 SFC 自我匯報）
09投訴處理
- 投訴紀錄冊（全部投訴，包括已解決）
- 處理程序、回覆客戶嘅通訊紀錄
- 涉及投訴嘅內部調查文件
10業務連續性同資訊科技
- 業務連續計劃（BCP）、災難復原測試紀錄
- 資訊保安政策、系統事故報告
- 第三方系統供應商盡職審查
11員工培訓同勝任能力
- CPT 紀錄（每持牌人士每年 10 小時）
- 入職合規培訓、年度合規培訓出席紀錄
- 個人持牌狀況核查（public register 截圖）
12市場推廣同客戶通訊
- 市場推廣材料樣本（廣告、網站截圖）
- 投資建議/研究報告發出紀錄
- 社交媒體使用政策（如有）
第 183 條底線：證監會有法定權力要求交出文件。交唔出要解釋點解；交假文件係刑事罪行。文件庫係「日常功夫」，唔係「巡查前突擊」——巡查官一睇檔案時間戳就知你幾時砌嘅。
常見問題
證監會巡查會唔會突擊？
大部分預先通知並發文件要求，但保留突擊權力——文件要日常保持可檢索。
巡查要幾耐前預備文件？
通知一般留兩至四星期。建議平時每月歸檔，通知一到即日可交。
文件唔齊會點？
缺失會入巡查發現，可能演變成 deficiency letter 或進一步查訊；拒交或造假係罪行。
清單按巡查實務整理，屬一般性合規資訊，唔係法律意見；證監會正式文件要求以其發出嘅通知為準。規 Sir 並非證監會持牌法團。